Nackdelar med telefonkonferenser

Idag lever vi i ett samhälle där vi ofta behöver byta information med varandra. Många företag har kontor på flera orter vilket gör att mycket tid ofta läggs på arbetsresor för möten. Då kan en telefonkonferens vara ett bra alternativ, men är det bara positivt? Först och främst måste tekniken fungera på alla ställen, om det krånglar kan det ta mycket tid från ett viktigt möte. Om man aldrig har använt sig av tekniken tidigare så kan det vara bra att testa redan innan man ska göra det på riktigt.

En telefonkonferens innebär att man inte ser de övriga deltagarna, men det kan ändå vara skönt att ha en Golvlampa för lite ljus till eventuella anteckningar. När man inte ser personerna som man pratar med så är det inte lika lätt att veta hur stämningen är. Kan man se ansiktet på personen så ger det ett mer personligt intryck och det säger så mycket mer än bara en röst. Telefonkonferenser kan spara mycket tid, men om man är flera personer som ska ha ett möte kan det till exempel vara svårt att veta vems tur det är att prata.

En röd telefon

Om du ska hålla i en telefonkonferens är det bra att redan i förväg skicka ut ett protokoll med de punkter som ska gås igenom. Är det du som håller i själva konferensen är det viktigt att se till att alla parter får säga sin åsikt. Var noga med att fånga upp och ställ frågor riktade direkt till en person.

Att ordna en telefonkonferens

För att hålla en telefonkonferens krävs egentligen bara en telefon, de flesta operatörer erbjuder denna tjänst. Idag blir det dock vanligare att man väljer att ha en videokonferens just för att man då både kan se och höra sin motpart. Är man många som ska ha ett möte kan telefonkonferens vara ett bättre alternativ. Skicka då i god tid ut instruktioner om hur deltagarna ansluter och se till att vara tillgänglig i i god tid om någon skulle behöva hjälp.

Person håller i en mobiltelefon

Att hålla möten genom telefonkonferens kan vara både positivt och negativt, men som med allt annat så ger övning färdighet. Om telefonkonferensen inte alls blir lyckad så kan man passa på att lära sig av det negativa och på så vis skapa ett bättre klimat vid nästa tillfälle. Kom ihåg att alla gör misstag!

Är man intresserad så kan man lära sig mycket – det finns många tips och råd för hur du kan göra din telefonkonferens bättre så läs på och förbättra upplägget när det behövs. En telefonkonferens är ibland det bästa alternativet för att slippa tidskrävande resor i arbetet. Det är bra att lägga lite tid på att se till att alla får instruktioner kring hur man ansluter och kolla att tekniken fungerar som den ska. Viktigt är även att se till att alla får möjlighet att säga sitt under mötet. En nackdel kan vara att man inte ser varandra och att det därför blir lite mindre personligt än ett vanligt möte.