Så här under coronatider är det vanligt att man inte möts på fysiska möten utan håller dem digitalt. Telefonkonferens är ett enkelt sätt att nå ut till många utan att behöva allt för mycket utrustning. Är du den som ska hålla i en telefonkonferens står du dock inför en utmaning. Du måste förmedla det du ska säga genom din röst. Du har inte möjlighet att integrera med de andra deltagarna på samma sätt, vilket betyder att du måste förberedda dig extra noga. Det finns en stor risk att de andra som deltar inte lyssnar ordentligt utan pysslar med annat vid sidan av.
Gå en ledarskapsutbildning
Om du regelbundet ska hålla i telefonkonferenser och digitala möten kan det vara bra att gå någon form av ledarskapsutbildning. Prata med din chef om vad det finns för möjligheter på just din arbetsplats. Det finns även flera företag som anordnar öppna utbildningar med fokus på utvecklande ledarskap. Du kan alltid anmäla dig till en av dessa. Här får du värdefulla tips om hur du bäst uppmärksammar dina lyssnare och får alla att känna sig delaktiga. Kanske kan det till och med vara värt att finansiera den själv om din arbetsgivare inte har möjlighet att hjälpa till.
Planera och var ute i god tid
Om du ska hålla i en konferens är det viktigt att du börjar planera i god tid. Gör upp en plan på vad du vill att ni ska få ut av mötet och hur ni ska komma dit. Lägg upp ett tydligt schema med punkter som ska tas upp. Dessa kan du kanske skicka ut i förväg så alla får tid att förbereda sig för mötet. Om det är punkter som ska diskuteras ger du de medverkande möjligheten att tänka ut bra svar och leta upp fakta om det skulle behövas. Var också noga med att skicka en inbjudan i god tid med tydliga instruktioner om hur man loggar in. Du vill inte bli försenad på grund av onödigt teknikstrul. Logga in lite före alla andra så du är redo tills mötet börjar.
Håll mötet kort och involvera deltagarna
De flesta brukar kunna sitta på ett möte cirka 45 minuter innan de blir trötta och okoncentrerade. Försök därför hålla dig kort och koncis. Sväva inte ut i långa utläggningar utan ta upp det mesta väsentliga. Du vet säkerligen själv hur svårt det är att lyssna på någon som pratar väldigt länge utan avbrott. Därför är det också väldigt bra att involvera deltagarna på olika sätt. Du kan till exempel ställa frågor som de får ta hänsyn till eller lägga in någon aktivitet. Detta kan enkelt anpassas till vad själva mötet handlar om. Du kan antingen skicka ut frågorna i förväg eller ställa dem direkt på mötet. Du kan även avbryta med en film eller något annat så du inte behöver prata non stop under hela mötet.