Distansarbete har blivit normen för många, med telefonkonferenser som en central del av arbetsdagen. Denna flexibilitet har fördelar, men den ständiga uppkopplingen och de digitala mötena kan påverka vår psykiska hälsa. Den här artikeln undersöker sambandet mellan distansarbete, telefonkonferenser och mental hälsa, samt ger praktiska råd för en mer hållbar digital arbetsmiljö.

Distansarbetets dubbla ansikte: Fördelar och fallgropar

Distansarbete erbjuder många fördelar, som ökad flexibilitet, minskad pendlingstid och en bättre balans mellan arbete och fritid för många. Möjligheten att genomföra möten via telefonkonferenser sparar både tid och resurser. Men det finns också utmaningar som behöver hanteras.

Den sociala isoleringens pris

En av de största utmaningarna med distansarbete är risken för social isolering. De spontana samtalen med kollegor, de informella mötena vid kaffemaskinen – dessa viktiga sociala interaktioner minskar drastiskt. Även om telefonkonferenser är nödvändiga, kan de inte fullt ut ersätta det mänskliga mötet. En undersökning från HR-företaget Simployer visade att hälften av de som arbetade hemifrån under pandemin upplevde psykisk ohälsa, ofta kopplat till bristen på sociala kontakter. Bland unga distansarbetare (18-34 år) var problemet ännu mer utbrett, enligt Akavia Aspekt.

När tekniken blir en börda: Digital trötthet

Digitala möten, inklusive telefonkonferenser, kan vara mer mentalt utmattande än fysiska möten. Avsaknaden av de naturliga mikropauser som vi tar i en fysisk miljö, där vi rör oss och interagerar, kan leda till mental trötthet och koncentrationssvårigheter. HRnytt rapporterar om hur detta kan bidra till en ökad psykisk belastning hos distansarbetare.

Stressfaktorer i distanslivet

Distansarbete kan skapa en rad stressfaktorer som påverkar den mentala hälsan negativt.

Gränslöshet och ständig uppkoppling

En vanlig fallgrop är svårigheten att dra gränsen mellan arbete och privatliv. Många distansarbetare känner en press att ständigt vara tillgängliga, vilket leder till ökad stress och minskad återhämtning. Svenskt Näringsliv rapporterade om en ökning av psykisk ohälsa i samband med ökat hemarbete, vilket resulterade i längre sjukskrivningar, speciellt under coronapandemin.

Unga vuxna i riskzonen

En rapport från Falck (ett företag som bland annat arbetar med hälsa och säkerhet i arbetslivet) visade att distansarbetare, särskilt unga under 30 år, rapporterade högre stressnivåer. Falcks rapport, ”Stress i arbetslivet”, understryker att distansarbete ställer nya krav på arbetsstrukturer, mötesformer och ledarskap.

När tekniken strular: Digital frustration

Stress kan också uppstå på grund av frustration över tekniska problem. En Sifoundersökning visade att många, både chefer och medarbetare, känner stress och frustration över digitala verktyg, inklusive telefonkonferenser. Chef.se rapporterar att bristande utbildning och otydliga riktlinjer är bidragande faktorer. Dessutom kan långvarig mobilanvändning, vilket är vanligt vid telefonkonferenser, öka risken för huvudvärk, enligt en studie i ”Med Pr Work Health Saf”.

Hybridmodellen: En väg framåt?

En hybrid arbetsmodell, som kombinerar distansarbete med arbete på kontoret, kan vara en lösning för att minska de negativa effekterna av isolering och ensamhet. Genom att erbjuda det bästa av två världar – flexibiliteten i distansarbetet och den sociala gemenskapen på kontoret – kan hybridmodellen främja en bättre balans och ökat välbefinnande. Forskning från BBC visar att en blandning av distans och kontorsarbete kan gynna olika grupper.

Skapa en hållbar digital arbetsmiljö: Arbetsgivarens roll

För att motverka de negativa effekterna av distansarbete och främja mental hälsa krävs ett aktivt engagemang från arbetsgivaren. Här är några konkreta åtgärder:

Tydliga riktlinjer och förväntningar

Skapa tydliga riktlinjer för distansarbete, inklusive arbetstider, tillgänglighet och kommunikationskanaler. Detta minskar osäkerhet och stress.

Främja social interaktion

Uppmuntra till social interaktion även på distans. Skapa digitala mötesplatser, som virtuella fikaraster, där medarbetare kan umgås informellt.

Erbjud stöd och resurser

Erbjud tillgång till psykologiskt stöd, till exempel genom företagshälsovård eller ett Employee Assistance Program (EAP). Informera om tillgängliga resurser och uppmuntra medarbetare att söka hjälp vid behov.

Utbildning i digitala verktyg

Se till att alla medarbetare får tillräcklig utbildning i de digitala verktyg som används, inklusive telefonkonferenssystem. Detta minskar frustration och ökar effektiviteten.

Prioritera ergonomi

Arbetsmiljöverket betonar vikten av en god ergonomisk arbetsplats även i hemmet. Uppmuntra medarbetare att skapa en bra arbetsmiljö och erbjud stöd för inköp av ergonomisk utrustning om det behövs.

Ledarskap på distans

Chefer behöver vara närvarande och tillgängliga, även på distans. Regelbundna avstämningar, både individuellt och i grupp, är viktiga för att fånga upp signaler om ohälsa och erbjuda stöd. Lunds universitet betonar vikten av att mäta och utvärdera effekterna av digitala möten.

Tips för effektiva och hälsosamma telefonkonferenser

För att minska den negativa påverkan från telefonkonferenser, och istället göra dem till ett verktyg som bidrar till en bättre arbetsmiljö, bör de vara:

Tidsbegränsade och fokuserade

Sätt en tydlig tidsgräns för mötet, gärna 25 eller 50 minuter, för att undvika utdragen mötestid och mental trötthet.

Välplanerade med tydlig agenda

Förbered en tydlig agenda och skicka ut den i förväg. Detta hjälper deltagarna att fokusera och bidrar till ett mer effektivt möte.

Inkludera pauser

Planera in korta pauser under längre möten. Detta ger deltagarna möjlighet att sträcka på benen, hämta vatten och återfå fokus.

Varva med andra kommunikationsformer

Använd inte enbart telefonkonferenser. Variera med andra kommunikationsformer, som e-post, chatt eller korta videosamtal, för att minska ensidigheten.

Kameraval och flexibilitet

Erbjud möjligheten att stänga av kameran ibland. Att ständigt se sig själv på skärmen kan vara stressande för vissa.

Framtidens distansarbete: En uppmaning till handling

Distansarbete och telefonkonferenser kommer att fortsätta vara en viktig del av arbetslivet. Utmaningen är att skapa en hållbar balans mellan flexibilitet och välmående. Europaparlamentet understryker att psykisk hälsa måste prioriteras lika högt som fysisk hälsa. Genom att vara lyhörda, skapa tydliga riktlinjer och främja en öppen dialog kan vi forma ett distansarbete där tekniken används för att öka välbefinnandet, snarare än att skapa stress. Ta ansvar för din egen och dina kollegors digitala arbetsmiljö. Utvärdera era rutiner, prata om hur ni mår och var inte rädda för att be om hjälp. Tillsammans kan vi skapa en mer hållbar och mänsklig digital arbetsplats.

I en tid när restriktionerna inte längre finns kvar och pandemin är på väg bort kan hemarbetet ändå finnas kvar. Den omställning vi var tvungna att göra under pandemin visade att mycket arbete faktiskt går att göra hemifrån och att många trivs med ett flexiblare arbetsliv. Men hur får du till ett bra hemmakontor för telefonkonferenserna och hur blir det egentligen att jobba hemifrån när elkostnaderna skjuter i höjden?

Ständigt uppkopplad?

Att vara ständigt uppkopplad kan kännas självklart, framför allt om du arbetar hemifrån. Men de nya elpriserna kan få vem som helst att tvivla på hur det ska gå att ha råd. Kanske kan du inte arbeta hemifrån och förbruka så mycket el? Ett alternativ är att välja https://tibber.com/se/ och deras smarta elavtal, vilket kan göra att det blir lättare att klara av elräkningen, även om du behöver vara uppkopplad hela dagarna. Det görs genom att https://tibber.com/se/ ger dig koll på elförbrukningen, så att du lättare kan se vad du gör av med och vad det kostar. På det sättet kan du få kontroll över situationen. Med hjälp av https://tibber.com/se/ kan du därför välja att ha ett mer flexibelt arbetsliv om det är vad som passar dig bäst.

En telefonkonferens som fungerar

För att du ska kunna skapa rätt förutsättningar för en telefonkonferens krävs nästan att du har ett hemmakontor. Då kan du stänga dörren om dig, veta att du inte blir störd, och du kan ha tillgång till allt du behöver ha nära till hands under konferensen. Samtidigt slipper du se allt som påminner om vardagslivet och som kan behöva tas om hand, som tvätt eller disk. Minskad distraktion gör att du lättare kan fokusera på mötet. Det finns ju mindre som får dig att tänka på något annat. Har du skaffat elavtal från https://tibber.com/se/ är det inte särskilt stressande eller distraherande att datorn står på när du behöver ha tillgång till den. En annan sak som är viktig för att telefonkonferensen ska fungera smidigt är att tekniken fungerar som den ska. Det gäller oavsett om samtalet sker via telefonen eller över datorn. Se till att mobilen är laddad, att sladden till datorn finns nära till hands, att uppkopplingen fungerar och att du testat de aktuella programmen innan det är dags för möte.

Att hålla sig vaken på en konferens är inte det lättaste. Inte heller när konferensen sker på distans via telefon eller en videochatt. Att hålla en konferens eller ett möte via telefonen eller i ett videotelefoniprogram gör att många tappar fokus och känner att de inte hänger med lika bra jämfört med om mötet sker i en konferenslokal eller på kontoret. I den här delen får du därför tips på vad du kan tänka på för att skapa förutsättningar för att kunna hänga med i telefonkonferenser bättre.

Minska distraktionen

Om du behöver ta mötet eller vara med i en konferens när du är hemma är det viktigt att du minskar distraktionen runt omkring dig. Det kan innebära att du behöver stänga in dig i ett eget rum, stänga av TV:n eller datorn. Vad som än brukar ta ditt fokus under långa telefonmöten, se till att du inte har tillgång till dem under mötets gång. Om mötet hålls via en videochatt och du kommer på dig själv att du leker med telefonen istället för att lyssna på vad som sägs så är det en bra idé att lägga telefonen i ett annat rum.

För anteckningar

Ett annat bra sätt att hänga med på möten och konferenser oavsett om de sker i ett konferensrum eller över telefonen är att anteckna det som är viktigt för dig att komma ihåg. Investera i en anteckningsbok och en eller flera fungerande pennor och anteckna under tiden du lyssnar på konferensen.

Håll dig vaken

Det är inte helt ovanligt att man under en lång konferens blir trött och har svårt att koncentrera sig. Det bästa du kan göra då är att se till att du har tillgång till kaffe om du gillar det. Om konferensen kommer att hållas under en längre tid är det bra om du förberett med snacks ifall du skulle bli hungrig.

Det är inte alltid helt lätt att få till lyckade telefonkonferenser, men med rätt knep lyckas man utan större ansträngningar. Telefonkonferenser har en lång rad fördelar som går att vidareutveckla. Om detta och lite mer kan du läsa om nedan.

Telefonkonferensens många fördelar

Allt fler verksamheter behöver ha tillgång till effektiva sätt att mötas via videosamtal. Telefonkonferensens stora fördel är att deltagarna slipper att ta sig till en särskild plats. Man kan även enkelt spela in en sådan konferens för att visa för någon som inte kunnat närvara. Telefonkonferenser är en modern och effektiv mötesform som gör att ett företag sparar in tid och stora summor på resor. I en telefonkonferens finns inte heller någon direkt begränsning för hur många deltagare som kan få närvara och ta del av innehållet. Ofta kan det dock vara fördelaktigt att en del av teamet befinner sig i ett riktigt mötesrum, och man kan då fördelaktigt boka konferensrum i Stockholm för att tillgodose detta. Med en bra mötesteknik kan resterande del av teamet delta via distans.

Att boosta sina telefonkonferenser

En effektiv kommunikation blir naturligtvis själva förutsättningen för att en telefonkonferens ska löpa på smidigt. Många har säkert minnen av sådana möten som inte gått så bra. Tekniken brukar vara den felande länken. Till exempel deltagare som inte kan höra eller inte hörs när de talar. Bristfällig teknik kan suga musten ur vilket möte som helst. Allting kommer på halt, och mötet riskerar att helt tappa fokus. Här kommer några punkter för att ta kontrollen över mötet. Punkter man alltså bör satsa på för att boosta sin mötesteknik.

• En stark uppkoppling för alla inblandade är A och O. Utan en sådan är det bara en tidsfråga innan någon deltagare ramlar ut ur mötesgruppen.
• Kvalitativ mötesutrustning är naturligtvis viktigt. Då bör man kolla upp att allt ifrån kablar till skärmar verkligen är av god kvalité där ingenting orsakar glapp.
• I inbjudna möten bör eventuella regler för mötet finnas uppräknade. Finns det ett sätt att ta till orda och hur man gör detta tekniskt?
• De som inte talar ska ha mute-knappen intryckt. Annars riskerar bakgrundsljud som fläktar, eller plötsliga sirener från gatan störa den som talar i onödan.
• Informera om möjligheten att delge länkar m.m. i chattfönstret.

Det är viktigt att vara klimatsmart och undvika långa resor bara för att vara med om ett möte av något slag. Nu när coronapandemin härjar har fler och fler blivit vana vid distanskonferenser via datorn. Det finns mängder av olika plattformar, alla med sina för- och nackdelar, men alla kräver de en bra uppkoppling för att fungera. Kraven på varje användares egen teknik är också ganska höga om det ska vara optimalt. Ett headset per person och givetvis en bra kamera. Sen krävs det en hel del kunskap också, särskilt i början på en ny plattform. Det är inte helt enkelt att hitta de där små knapparna för att koppla på mikrofon eller kamera, däremot väldigt enkelt att glömma stänga av när det är någon annans tur att prata. Det finns som tur är enklare sätt att mötas på distans.

Distansmöte via telefon

Telefonkonferenser fungerar oftast alldeles utmärkt. Alla har en telefon och detta med uppkoppling är inget större problem, Täckning för telefonsamtal finns med få undantag precis överallt. Det finns en del tips för att få till proffsigare telefonmöten, det viktigaste är att planera lite mer i förväg.

Eftersom det inte går att se vem som pratar och en del röster kan vara nya i gruppen är det bra att börja inlägg med sitt eget namn så alla vet vem som pratar. Varje talare kan också tydligt markera när hen talat färdigt genom att tala om det så ingen behöver avbryta. Vid telefonsamtal finns ju inte de visuella signaler som annars automatiskt utbyts över ett mötesbord och det kan vara svårt att uppfatta när någon är klar.

Gruppsamtal eller telefonkonferens

Vad som är vad är väl inte helt klarlagt, men upp till fem personer är det enkelt att konferera med direkt i din vanliga mobil. Hur många personer du kan bjuda in beror lite på vilken operatör du har. Du kan sitta var som helst och hålla din konferens, det är frihet på riktigt!

Så här under coronatider är det vanligt att man inte möts på fysiska möten utan håller dem digitalt. Telefonkonferens är ett enkelt sätt att nå ut till många utan att behöva allt för mycket utrustning. Är du den som ska hålla i en telefonkonferens står du dock inför en utmaning. Du måste förmedla det du ska säga genom din röst. Du har inte möjlighet att integrera med de andra deltagarna på samma sätt, vilket betyder att du måste förberedda dig extra noga. Det finns en stor risk att de andra som deltar inte lyssnar ordentligt utan pysslar med annat vid sidan av.

Gå en ledarskapsutbildning

Om du regelbundet ska hålla i telefonkonferenser och digitala möten kan det vara bra att gå någon form av ledarskapsutbildning. Prata med din chef om vad det finns för möjligheter på just din arbetsplats. Det finns även flera företag som anordnar öppna utbildningar med fokus på utvecklande ledarskap. Du kan alltid anmäla dig till en av dessa. Här får du värdefulla tips om hur du bäst uppmärksammar dina lyssnare och får alla att känna sig delaktiga. Kanske kan det till och med vara värt att finansiera den själv om din arbetsgivare inte har möjlighet att hjälpa till.

Planera och var ute i god tid

Om du ska hålla i en konferens är det viktigt att du börjar planera i god tid. Gör upp en plan på vad du vill att ni ska få ut av mötet och hur ni ska komma dit. Lägg upp ett tydligt schema med punkter som ska tas upp. Dessa kan du kanske skicka ut i förväg så alla får tid att förbereda sig för mötet. Om det är punkter som ska diskuteras ger du de medverkande möjligheten att tänka ut bra svar och leta upp fakta om det skulle behövas. Var också noga med att skicka en inbjudan i god tid med tydliga instruktioner om hur man loggar in. Du vill inte bli försenad på grund av onödigt teknikstrul. Logga in lite före alla andra så du är redo tills mötet börjar.

Håll mötet kort och involvera deltagarna

De flesta brukar kunna sitta på ett möte cirka 45 minuter innan de blir trötta och okoncentrerade. Försök därför hålla dig kort och koncis. Sväva inte ut i långa utläggningar utan ta upp det mesta väsentliga. Du vet säkerligen själv hur svårt det är att lyssna på någon som pratar väldigt länge utan avbrott. Därför är det också väldigt bra att involvera deltagarna på olika sätt. Du kan till exempel ställa frågor som de får ta hänsyn till eller lägga in någon aktivitet. Detta kan enkelt anpassas till vad själva mötet handlar om. Du kan antingen skicka ut frågorna i förväg eller ställa dem direkt på mötet. Du kan även avbryta med en film eller något annat så du inte behöver prata non stop under hela mötet.

I tider som dessa sker allt fler möten och sociala sammankomster på distans. Det vi i början trodde var covid-19-relaterat ser ut att bli en del av vår vardag i framtiden. Nu när många har arbetat hemifrån under en längre period har fördelarna upptäckts och kommer att tas tillvara på i framtiden. Kontoren kommer krympa i storlek och kostnad, och arbetstider kommer att bli mer flexibla för att passa de anställda. Att ha telefonkonferenser och Skype-möten kommer snart vara en ny standard för nästan alla yrkesverksamma människor.

Möten och utbildningar på distans

Även många utbildningar finns nu på distans på ett sätt som tidigare inte verkade möjligt. Ett exempel är ledarskapsutbildning på distans, en väldigt populär utbildning som passar dig som vill sätta lite extra fart på karriären. Svenska Managementgruppen, även kallad Mgruppen, erbjuder båda sorters ledarskapsutbildning för att passa så många som möjligt. Med en distansutbildning blir det enklare att delta för alla och många trivs dessutom bättre med att ta in all ny information hemma i en lugn miljö.

Varför en ledarskapsutbildning?

En ledarskapsutbildning gynnar nästan vem som helst. Du som är arbetslös och vill ha en bättre chans in på arbetsmarknaden, du som jobbat som chef i flera år men känner att du har mer att lära, eller du som vill jobba dig uppåt inom företaget och kunna visa att du har vad som krävs. Som personer behöver vi alltid utvecklas och lära oss nya saker för att kunna prestera så bra som möjligt. Att stå stilla på samma plats med samma erfarenheter för länge är inte nyttigt för någon. Genom olika vidareutbildningar lär vi oss både nya saker om hur vi kan bete oss på arbetsplatsen, varför kollegor agerar som de gör, och en hel del nytt om oss själva som privatpersoner.

Att hålla telefonkonferenser blir allt mer populärt. Det är ett sätt att spara både tid och pengar och ändå få samma resultat som vid en vanlig konferens. Dock kan det vara bra om du som ska delta i en telefonkonferens har förberett dig med rätt utrustning innan mötet.

Fixa rätt utrustning innan mötet

Det kan låta enkelt att delta i en telefonkonferens på distans, men det gäller att ta mötet på allvar. Eftersom det inte bara är du som ska delta så gäller det att få mötet att gå så smidigt som möjligt så att man slipper slösa på varandras dyrbara tid. Därför är det viktigt att du gör vad du kan för att förhindra att tekniska problem uppstår och att du har rätt utrustning innan du deltar i mötet. Gör så här:

• Se till att datorn eller mobilen är fulladdad och/eller att laddaren är nära till hands om batterierna skulle ta slut mitt under mötet.
• Köp nödvändiga tillbehör för datorn eller mobilen. Hos teknikdelar.se hittar du allt du behöver för att kunna synas och höras på bästa sätt.
• Förbered så att du har allt du behöver framför dig redan innan mötet börjar, såsom papper, penna och andra viktiga dokument du kan behöva.
• Gör händerna fria genom att använda headset istället för luren. Om du inte har ett bra headset kan du köpa det så att du i lugn och ro kan hänga med i mötet och anteckna saker vid behov.
• Ät och gå på toa innan mötet så att du inte sitter okoncentrerad under mötet eller måste avbryta på grund av att nöden kallar.
• Ha rätt attityd inför mötet så att du inte tillför dålig energi. Det är ett möte precis som vilket annat möte och bör därför tas på lika stort allvar.

Att få alla människor att vara delaktiga i ett möte är inte alltid det lättaste. Idag är det många företag som arbetar internationellt, vilket betyder att människor kan befinna sig på olika platser över hela världen. Genom den moderna tekniken har det dock blivit betydligt enklare och nya lösningar på problemet har fötts fram. Med hjälp av en telefonkonferens eller videokonferens har alla möjlighet att delta på mötet, oavsett om man befinner sig i Spanien, i USA eller i Sverige.

Det är inte mycket som krävs för att en telefonkonferens eller videokonferens ska kunna äga rum. Det enda du behöver är tillgång till internet och sen spelar det ingen roll om det är mobilen eller datorn som du använder dig av. Här finns det dessutom olika program som kan installeras och som gör konferensen smidigare. Vill ni inte använda er av de appar som finns kan ni kontakta en apputvecklare i Stockholm för att skräddarsy ett eget alternativ.

Många fördelar med telefonkonferenser

Vad finns det då för fördelar med att använda sig av telefonkonferenser eller videokonferenser över nätet, förutom att du kan få fler personer att delta samtidigt?

1. Du kan minska företagets utgifter och resekostnader för personalen

2. Närvaron blir mer optimal då fler har möjlighet att delta

3. Du erbjuder smartare och flexibla lösningar för din personal och verksamhet

4. Produktiviteten ökar då personalen kan sitta kvar och fortsätta med sitt arbete direkt efter mötet

Telefonkonferenser är ett effektivt och miljövänligt sätt för kommunikation på arbetsplatsen. För att kunna genomföra en telefonkonferens av hög kvalitet är det viktigt att inreda kontoret med välisolerade konferensrum som har all nödvändig inredning i form av möbler och teknisk utrustning.

Inredningsdetaljer i konferensrummet

Med dagens effektiva telefonsystem är det enkelt att länka samman flera deltagare till en gemensam telefonkonferens oavsett var i världen deltagarna befinner sig. Tack vare telefonkonferensen sparar deltagarna både tid och pengar samtidigt som miljöbelastningen blir lägre på grund av minskat resande. För att en telefonkonferens ska flyta på smidigt krävs det att all nödvändig teknisk utrustning finns tillgänglig och att rummen är utrustade med bra belysning, bord och stolar samt även gardiner eller persienner som kan stänga ute solen om den blir besvärande. Även eluttag samt möjlighet till wifi-uppkoppling bör finnas i rummet. Ett bra tips är att även utrusta konferensrummen med anslagstavlor där deltagarna snabbt kan sätta fast post-it-lappar med stödord för att inte glömma det som sagts. Anslagstavlan är också ett bra ställe att sätta upp information om lösenord för till exempel wifi och ordningsregler för konferensrummet. På officedepot.se hittar du flera olika anslagstavlor och whiteboards samt övriga tillbehör till konferensrummet.

Konferensrummens storlek och utformning

Idag är det vanligt med öppna kontorslandskap där flera medarbetare delar rum utan möjlighet till avskildhet. För att kunna ha en telefonkonferens utan att bli störd eller störa andra behöver kontoret därför utrustas med flera separata rum för telefonkonferenser och möten mellan de anställda. Hur många rum som behövs och hur stora de ska vara beror naturligtvis på hur stor personalstyrkan är men i de flesta fall kommer det att behövas minst två till tre stycken rum. Ett av rummen bör vara större för att kunna rymma flera deltagare på konferensen medan ungefär två rum bör vara utformade för max fyra personer. Skälet till att det är bra att ha några små rum är för att det då går att få plats med flera rum än om alla rummen ska rymma minst 10 personer eller fler.

Ytterligare en viktig aspekt är att se till att rummen isoleras på ett tillfredsställande sätt. Under telefonkonferenser och andra möten ska det inte vara möjligt att stå utanför och höra vad som avhandlas i rummen, något som blir särskilt viktigt under exempelvis löneförhandlingar eller under möten med ledningsgruppen när framtida strategier diskuteras.

Sist men inte minst bör konferensrummen inredas på ett inbjudande sätt med genomtänkta färger på både väggar och övrig inredning. Inred gärna med mattor och gardiner eller ljudabsorberande tavlor eller takplattor för att ljudnivån i rummet ska bli bättre. Även ergonomiska stolar samt bra ventilationssystem gör att deltagarna lättare kan behålla fokus och energinivå under långa telefonkonferenser.