Det är inte alltid helt lätt att få till lyckade telefonkonferenser, men med rätt knep lyckas man utan större ansträngningar. Telefonkonferenser har en lång rad fördelar som går att vidareutveckla. Om detta och lite mer kan du läsa om nedan.
Telefonkonferensens många fördelar
Allt fler verksamheter behöver ha tillgång till effektiva sätt att mötas via videosamtal. Telefonkonferensens stora fördel är att deltagarna slipper att ta sig till en särskild plats. Man kan även enkelt spela in en sådan konferens för att visa för någon som inte kunnat närvara. Telefonkonferenser är en modern och effektiv mötesform som gör att ett företag sparar in tid och stora summor på resor. I en telefonkonferens finns inte heller någon direkt begränsning för hur många deltagare som kan få närvara och ta del av innehållet. Ofta kan det dock vara fördelaktigt att en del av teamet befinner sig i ett riktigt mötesrum, och man kan då fördelaktigt boka konferensrum i Stockholm för att tillgodose detta. Med en bra mötesteknik kan resterande del av teamet delta via distans.
Att boosta sina telefonkonferenser
En effektiv kommunikation blir naturligtvis själva förutsättningen för att en telefonkonferens ska löpa på smidigt. Många har säkert minnen av sådana möten som inte gått så bra. Tekniken brukar vara den felande länken. Till exempel deltagare som inte kan höra eller inte hörs när de talar. Bristfällig teknik kan suga musten ur vilket möte som helst. Allting kommer på halt, och mötet riskerar att helt tappa fokus. Här kommer några punkter för att ta kontrollen över mötet. Punkter man alltså bör satsa på för att boosta sin mötesteknik.
- En stark uppkoppling för alla inblandade är A och O. Utan en sådan är det bara en tidsfråga innan någon deltagare ramlar ut ur mötesgruppen.
- Kvalitativ mötesutrustning är naturligtvis viktigt. Då bör man kolla upp att allt ifrån kablar till skärmar verkligen är av god kvalité där ingenting orsakar glapp.
- I inbjudna möten bör eventuella regler för mötet finnas uppräknade. Finns det ett sätt att ta till orda och hur man gör detta tekniskt?
- De som inte talar ska ha mute-knappen intryckt. Annars riskerar bakgrundsljud som fläktar, eller plötsliga sirener från gatan störa den som talar i onödan.
- Informera om möjligheten att delge länkar m.m. i chattfönstret.