Monthly Archive: juni 2017

Modern teknik har möjliggjort en mängd olika nya sätt för människor att kommunicera på distans. Först kom telefonen, därefter mobiltelefonen, och så småningom sms, chatt och videosamtal. Människan har varit snabb att inkorporera dessa nya kommunikationssätt i sin vardag, inte bara i privatlivet, utan också i sitt arbete. Idag finns det således flera olika alternativ att välja mellan när man ska hålla ett möte eller en konferens på distans, som skiljer sig åt på olika sätt och som passar olika bra för olika situationer.

Den första formen av distansmöte var telekonferensen, som sker via telefon. En telekonferens kan antingen gå till så att de olika deltagarna sitter på var sitt håll, eller att flera deltagare sitter tillsammans och deltar i ett samtal med en annan person eller grupp via en högtalartelefon. Idag används ordet telekonferens även om möten som sker via datanätet, varför gränserna mellan de olika typerna av distansmöten har suddats ut, men det finns fortfarande vissa skillnader.

Man kan till exempel särskilja på en telekonferens och en videokonferens, eftersom en videokonferens alltid sker med bild. Förutom att det innebär ett mer personligt sätt att mötas på distans, är videomöten också oumbärliga för döva personer, eftersom de med ett videosamtal kan samtala på teckenspråk på distans.

Slutligen finns det något som brukar kallas webbmöten eller webbkonferens. En webbkonferens kan se ut på flera olika sätt, och kan till exempel utföras både som röstsamtal och videosamtal, men det som särskiljer den från en telefonkonferens eller videokonferens är möjligheten att också dela dataskärm med varandra, vilket gör att alla deltagare i konferensen kan se samma program eller dokument, exempelvis, oavsett var de befinner sig.

Webbmöten är således något man kan ha användning för oavsett vilken bransch man befinner sig i, men kanske särskilt om man har många medarbetare som jobbar hemifrån, eller har många filialer över hela världen. Något annat som är viktigt oavsett vilken bransch man befinner sig i är att man har en hemsida som ens kunder kan lita på. Ett bra hjälpmedel då är ett SSL-certifikat, som man kan få hjälp att ordna på bland annat Wasabiweb.se.

För alla oss som jobbar på kontor är telefonkonferenser en viktig del av arbetet. Om man till exempel har kollegor som arbetar på en annan ort är det ett måste att hålla kontakten via telefon. Ibland kan man så klart även behöva kontakta kunder och klienter på samma sätt. Idag fungerar tekniken så bra att det knappast är något som helst problem att ha möte per telefon. Men något som man kanske inte tänker på är hur man gör om samtalet kommer att innehålla känsliga information.

Hur ser era säkerhetsrutiner ut?

Det här är något som vi på kontoret har diskuterat mycket. En kollega råkade ut för en hackade nalle. Att någon hade tagit sig in i hans mobiltelefon fick nog oss alla att fundera ett extra varv kring det här med säkerhet. Nu har vi tydliga säkerhetsrutiner för att förhindra att viktig information kommer på vift. Idag har vi ju så otroligt mycket information på vår mobiltelefon. Det är inte svårt att tänka sig vad som kan hända om denna kommer i fel händer. Dessutom är det ju så klart även obehagligt att tänka sig att någon obehörig bryter sig in sin telefon – oavsett om det handlar om privata saker eller viktig jobbinformation, eller hur?

Investera i rätt system

Om man vill öka säkerheten under en telefonkonferens finns det mängder av saker man kan göra. Till exempel kan alla deltagare få en särskild kod som används för att logga in i samtalet. Dessutom kan man ha en inspelningsfunktion. Att dokumentera och arkivera samtalet kan vara bra av många anledningar. Att ha ett administratörsverktyg för att ha kontroll över antal deltagare, längd på samtal, deltagarhistorik etc är nyckeln till en bra säkerhetsnivå. Det kostar så klart en del att installera den här typen av teknik men i längden är det garanterat värt det. För den som skall göra en större investering kan det vara smart att jämföra lån med Consida för att på så sätt få bästa möjliga deal.