Telefonkonferenser är ett effektivt och miljövänligt sätt för kommunikation på arbetsplatsen. För att kunna genomföra en telefonkonferens av hög kvalitet är det viktigt att inreda kontoret med välisolerade konferensrum som har all nödvändig inredning i form av möbler och teknisk utrustning.
Inredningsdetaljer i konferensrummet
Med dagens effektiva telefonsystem är det enkelt att länka samman flera deltagare till en gemensam telefonkonferens oavsett var i världen deltagarna befinner sig. Tack vare telefonkonferensen sparar deltagarna både tid och pengar samtidigt som miljöbelastningen blir lägre på grund av minskat resande. För att en telefonkonferens ska flyta på smidigt krävs det att all nödvändig teknisk utrustning finns tillgänglig och att rummen är utrustade med bra belysning, bord och stolar samt även gardiner eller persienner som kan stänga ute solen om den blir besvärande. Även eluttag samt möjlighet till wifi-uppkoppling bör finnas i rummet. Ett bra tips är att även utrusta konferensrummen med anslagstavlor där deltagarna snabbt kan sätta fast post-it-lappar med stödord för att inte glömma det som sagts. Anslagstavlan är också ett bra ställe att sätta upp information om lösenord för till exempel wifi och ordningsregler för konferensrummet. På officedepot.se hittar du flera olika anslagstavlor och whiteboards samt övriga tillbehör till konferensrummet.
Konferensrummens storlek och utformning
Idag är det vanligt med öppna kontorslandskap där flera medarbetare delar rum utan möjlighet till avskildhet. För att kunna ha en telefonkonferens utan att bli störd eller störa andra behöver kontoret därför utrustas med flera separata rum för telefonkonferenser och möten mellan de anställda. Hur många rum som behövs och hur stora de ska vara beror naturligtvis på hur stor personalstyrkan är men i de flesta fall kommer det att behövas minst två till tre stycken rum. Ett av rummen bör vara större för att kunna rymma flera deltagare på konferensen medan ungefär två rum bör vara utformade för max fyra personer. Skälet till att det är bra att ha några små rum är för att det då går att få plats med flera rum än om alla rummen ska rymma minst 10 personer eller fler.
Ytterligare en viktig aspekt är att se till att rummen isoleras på ett tillfredsställande sätt. Under telefonkonferenser och andra möten ska det inte vara möjligt att stå utanför och höra vad som avhandlas i rummen, något som blir särskilt viktigt under exempelvis löneförhandlingar eller under möten med ledningsgruppen när framtida strategier diskuteras.
Sist men inte minst bör konferensrummen inredas på ett inbjudande sätt med genomtänkta färger på både väggar och övrig inredning. Inred gärna med mattor och gardiner eller ljudabsorberande tavlor eller takplattor för att ljudnivån i rummet ska bli bättre. Även ergonomiska stolar samt bra ventilationssystem gör att deltagarna lättare kan behålla fokus och energinivå under långa telefonkonferenser.