Author Archive: Rebecka

För alla oss som jobbar på kontor är telefonkonferenser en viktig del av arbetet. Om man till exempel har kollegor som arbetar på en annan ort är det ett måste att hålla kontakten via telefon. Ibland kan man så klart även behöva kontakta kunder och klienter på samma sätt. Idag fungerar tekniken så bra att det knappast är något som helst problem att ha möte per telefon. Men något som man kanske inte tänker på är hur man gör om samtalet kommer att innehålla känsliga information.

Hur ser era säkerhetsrutiner ut?

Det här är något som vi på kontoret har diskuterat mycket. En kollega råkade ut för en hackade nalle. Att någon hade tagit sig in i hans mobiltelefon fick nog oss alla att fundera ett extra varv kring det här med säkerhet. Nu har vi tydliga säkerhetsrutiner för att förhindra att viktig information kommer på vift. Idag har vi ju så otroligt mycket information på vår mobiltelefon. Det är inte svårt att tänka sig vad som kan hända om denna kommer i fel händer. Dessutom är det ju så klart även obehagligt att tänka sig att någon obehörig bryter sig in sin telefon – oavsett om det handlar om privata saker eller viktig jobbinformation, eller hur?

Investera i rätt system

Om man vill öka säkerheten under en telefonkonferens finns det mängder av saker man kan göra. Till exempel kan alla deltagare få en särskild kod som används för att logga in i samtalet. Dessutom kan man ha en inspelningsfunktion. Att dokumentera och arkivera samtalet kan vara bra av många anledningar. Att ha ett administratörsverktyg för att ha kontroll över antal deltagare, längd på samtal, deltagarhistorik etc är nyckeln till en bra säkerhetsnivå. Det kostar så klart en del att installera den här typen av teknik men i längden är det garanterat värt det. För den som skall göra en större investering kan det vara smart att jämföra lån med Consida för att på så sätt få bästa möjliga deal.

Du sitter fast i en bilkö. Tittar på klockan. Femton minuter kvar. Det finns inte en chans att du hinner. Det är nog dags att ringa till dina medarbetare och meddela att du inte kommer att hinna i tid till den viktiga konferensen. Om det ändå fanns ett sätt att lösa det här på.

Det gör det. Med telefonkonferenserkan du delta i vilket möte som helst i hela världen medan du ligger i hammocken och sörplar på en drink. Du kan vara med och lösa viktiga frågor medan du sitter i solstolen på Bahamas strand. Ett viktigt kundmöte kan genomföras på en promenad längs vattnet. Med en telefonkonferens suddas alla gränser ut.

Du har ansvaret för att samordna ett projekt på jobbet. Det är dags att anordna en konferens för att få med alla på tåget och se till att samtliga i projektgruppen får samma information. Istället för att börja planera för ett fysiskt möte sätter du bara en agenda och bestämmer en tid. Alla projektmedlemmar kan befinna sig var som helst. Det enda de behöver göra är att svara i telefonen. Alla får informationen och du har gjort ditt jobb. Ett lyckat projekt börjar med ett sammanhållande team.

Istället för att resa lång väg för den där viktiga säljpresentationen kan du ta den över telefon. Det är viktigt att det leder till en försäljning, men den potentiella kunden befinner sig på andra sidan jorden. Du behöver inte resa dit och hålla presentationen. Affären är bara ett telefonsamtal bort.

Resekostnaderna kan hållas lägre än någonsin med hjälp av effektiva telefonkonferenser. Projekt kan drivas till mål och multinationella företag kan växa sig starkare än någonsin. Nyckelpersoner och experter kan spara tid som behövs för att lösa specifika problem. En enda konferensresa kan innebära flera effektiva konferenser och ett flertal lösta problem. Varje individ i ett viktigt projekt kan använda sin tid på bästa möjliga sätt för att skapa en atmosfär som bär framgång.

Telefonkonferenser är ett fantastiskt sätt att få ut det mesta av resurserna utan att det behöver kosta mycket i tid och pengar.

Företag över hela världen ser nyttan med telefonkonferenser och idag är gränserna för företagens potentiella tillväxt obegränsade. Var du än befinner dig kan du hålla ett möte med nyckelpersoner i ett projekt. Möten är inte längre begränsade till ett rum på Scandic Hotel. Världen är en öppen plats, och med dagens fascinerande teknik kan du med en telefon presentera ditt prospekt på andra sidan jordklotet utan att resa en meter.

Telefonkonferensen ger dig möjlighet att sträcka dig över gränserna för att nå resultat du inte trodde var möjliga. Det här är nästa nivå. Framtiden är här, och den är kostnadseffektiv. Välkommen till den enkla lösningen.

Det är inte längre ett uttalat faktum att slipsen ska vara knuten eller att byxorna ska vara på inför ett viktigt möte. En brittisk undersökning som presenterades i Ny Teknik 2010 visade att 20% av de tillfrågade hade konfererat helt nakna. Det här är en symbolik för att inget företag eller projekt längre är bundet till att utvecklas i konferensrum eller traditionella möteslokaler.

Telefonkonferenser har gjort att du kan delta i vilket möte som helst var du än befinner dig, och tack vare att mötet sker över telefon behöver du inte tänka på hur du ser ut. Den friheten lockar många människor. Av alla tillfrågade i undersökning svarade 68% att de har deltagit i en konferens i bara pyjamas.

Men flexibiliteten som erbjuds i en telefonkonferens är mycket bredare än så. Det framgår i undersökningen att många lagar mat, byter blöja, ligger kvar i sängen eller till och med shoppar medan de konfererar. Med andra ord kan du göra vad du vill medan du lyfter och utvecklar ett projekt eller löser ett problem i ett företag.

I ett pressmeddelande som publicerades i samband med undersökningen nämndes att man under året 2008 sparade 53 000 ton koldioxid tack vare alla uteblivna resor. Miljöpåverkan är således bara en av styrkorna som finns i tekniken bakom telefonkonferensen.

Dagens teknik tillåter dig att vara mer flexibel under din arbetsdag. Du kan vara med och bidra lika mycket var du än är. Det är en förutsättningen i den moderna värld vi lever i idag, och ett stort steg mot en enklare framtid där alla kan tillföra någonting på lika villkor. Flexibilitet är nyckeln till starkare verksamheter och bättre lösningar.

Den moderna människan kan med andra ord vara ännu mer flexibel och miljömedveten. Långa resor byts ut mot effektiva samtal. Mer ansvar kan läggas på en medarbetare utan att det för den skull blir en större börda. Effektivare människor ger effektivare verksamheter.Du kan vara med och bidra till den goda cirkeln som leder till gränslösa verksamheter med ännu större spelrum.

Hade du kunnat tro att det skulle vara möjligt att hålla i ett viktigt konferensmöte medan du låg i soffan och smuttade på ett glas isvatten? Så flexibel kan du nämligen vara, för i den moderna världen är ingenting längre omöjligt.

Lösningarna för telefonkonferenser blir bara mer och mer sofistikerade. Den tekniska utvecklingen hjälper tusentals företag och projekt över hela världen att driva mot sina mål varje dag. Stora och små grupper kan samarbeta över alla gränser för att skapa historia utan att behöva förflytta sig en tum. Framtidens lösningar för starkare verksamheter är kanske bättre än någonsin.

Med telefonkonferenser är det lättare att upprätthålla en stark lagkänsla. De långa resorna uteblir och den effektiva tiden som kan läggas på det som faktiskt gör skillnad blir ännu mer omfattande. Team kan dela upp sig i mindre grupper och befinna sig var som helst på konferenserna. Projektgrupper kan enkelt hålla kontakt med andra delar av verksamhetens helhet utan att påverka effektiviteten.

Det går att få ett mycket bättre fungerande teamwork genom enkla telefonkonferenser. Uppföljningar behöver inte innebära fysiska möten. Med rätt utrustning och bra planering kan ett bättre teamwork uppnås enbart med hjälp av elektroniska möten. Det här är vad som gör den moderna världen så stark och vad som i framtiden kommer göra att alla kan vara med på sina egna villkor. Arbetet är inte längre fokuserat till en specifik plats.

Lösningar är inte heller beroende av att alla inblandade måste befinna sig på samma plats. Det hänger på att alla som är med i konferensen har samma mål och driv att ta det hela vägen fram. Du behöver inte sitta i samma rum som dina medarbetare för att kunna skapa historia.

Ett avslappnat team blir ett starkt team som kan lösa problem, och det är så framtidens verksamheter skapar stålsäkra koncept som ger människor hållbara mål och ett driv att vilja vara med och utveckla världen.

Innan det fanns möjlighet att hålla konferenser över telefon var möjligheterna hårt begränsade. Det fanns inte samma potential som idag. Vägen från start till mål var mycket längre, och information tog betydligt längre tid att sprida än idag. Du kan ge 100 personer samma information, i samma ögonblick, med ett telefonsamtal – samtidigt som du njuter av skumpa i solen. Möjligheterna till en flexibel arbetsmiljö är bättre än någonsin.

Vägen från start till mål går att förkorta väldigt mycket idag tack vare telefonkonferenser och videosamtal. Vad resultatet än är i ett projekt går det att åstadkomma utan att de inblandade ens träffas rent fysiskt. Hela kontakten kan hållas digitalt eller över telefon, och samma höga målsättning kan fortsätta hållas. Resultatet är inte längre beroende av en fysisk handskakning.

Framtiden är både snabbare och mer effektiv än vad någon trodde var möjligt. Idéer och lösningar kan skickas från ena sidan jorden till den andra i ett ögonblick. Alla gränser har suddats ut och ersatts med plana marker. Telefonkonferenserna är ett verktyg som förenklar och effektiviserar alla typer av verksamheter, och det som en gång var en lång väg från start till mål finns idag på gångavstånd.

För att en telefonkonferens ska ha den bäst möjliga effekten krävs att den genomförs på bästa sätt. Det är skillnad på att hålla en konferens där alla är närvarande och bara några eller kanske ingen är det. När du inte ser dina åhörare går du miste om den omedelbara feedbacken som finns i en människas blick. Samtidigt öppnar det upp för en värld av möjligheter utan gränser. Så här kan du göra för att en telefonkonferens ska bli så effektiv som möjligt.

Planera och följ en tydlig agenda. När du inte ser dina åhörare behöver du vara extra tydlig i ditt anförande. Ha en tydlig agenda som du följer, och ha gärna anteckningar i närheten som du kan konsultera. Det viktiga är att du har koll. Dina åhörare ser inte om du tittar i anteckningarna, men tänk på att de hör dig väldigt väl.

Tänk på den röda tråden. När du pratar med dina åhörare över telefonen är det viktigt att du är förberedd. Du kommer inte att ha samma intima kontakt som när du har hela gruppen framför dig. Tydlighet är en förutsättning för att ditt budskap ska kunna nå fram överhuvudtaget.

Det finns konferenslokaler som är utrustade med högtalartelefon. Ljudkvalitén idag är betydligt bättre än för bara några år sedan, så den här typen av konferenser har blivit allt vanligare. Du sitter i en konferenslokal tillsammans med ditt team, och i luren finns kollegor, kunder eller partners som ska vara med i konferensen.

I gruppkonferenser är det viktigaste att det finns en tydlig plan för vem som tar hand om olika typer av frågor. Det är oerhört svårt att hålla reda på vem eller vilka som pratar när den ena gruppen inte kan se den andra. För att undvika missförstånd och se till att telefonkonferensen genomförs på ett tidseffektivt sätt är det mycket viktigt att det inte blir rörigt.

Det är enbart de som har någonting att tillföra mötet som ska vara närvarande. Annars finns det en stor risk att mötet blir rörigt, och då kommer målet med telefonkonferensen att sättas ur spel.

Du känner sedan tidigare till att många väljer att genomföra sina telefonkonferenser i pyjamas, underkläder eller helt nakna. Vissa föredrar att sitta på stranden eller i en skön fåtölj. En sak som är mycket viktigt att tänka på i det här läget är att det kan höras på din röst om du blir lite för avslappnad. Det kan i sin tur påverka dina medarbetare som är med på konferensen. Därför bör du alltid vara noga med rösten.

Se till att du är medveten om hur du låter innan du påbörjar telefonkonferensen. Har du kontroll över det spelar det självklart ingen roll vart du befinner dig.

Ska du bara vara med som åhörare finns det större utrymme att vara ledig på.

Faktum är att din energi hörs i din röst. Det kommer att höras på din röst om du står upp iklädd kostym eller om du ligger nerbäddad i soffan.

Självklart är varje konferens viktig i sig, men du känner själv vad som gör att du kan delta aktivt och lösa problem dig efter din roll i telefonkonferensen och hur viktig den är.