Author Archive: Rebecka

I takt med den ökade rapporteringen om klimatförändringar och problemen med de fossila utsläppen blir det allt viktigare för företag att planera resandet bättre och försöka hitta miljövänliga lösningar. Att ha telefonkonferens istället för att resa till ett möte med bil eller flyg är en både klimatsmart och ekonomiskt bra lösning. När det är dags att välja företagsabonnemang gäller det att fundera igenom företagets behov och sedan välja en prisvärd lösning med hög kvalitet. Den helt digitala mobiloperatören Telness erbjuder företag mobilabonnemang helt utan bindningstid eller uppsägningstid och du kan även enkelt byta datanivå eller pausa abonnemanget.

Fördelar med telefonkonferenser

Företag som har kontor på flera platser i Sverige eller i andra länder har naturligtvis behov av att träffas ibland men den dagliga kommunikationen och återkommande rutinärenden kan enkelt avhandlas via en telefonkonferens istället för att medarbetare ska resa till varandra. Fördelarna med en telefonkonferens istället för en resa är flera, varav miljövinsten är en av de största. Tack vare minskat resande minskar utsläppen av fossila bränslen, vilket gör att koldioxidutsläppen hålls nere. Ytterligare en fördel är den ekonomiska besparingen eftersom resor ofta är dyra och belastar företagets ekonomi. Förutom både miljövinster och ekonomiska vinster bidrar också ett minskat resande till att anställdas arbetstid utnyttjas bättre och att tiden för arbete ökar och dödtiden vid resandet minskar. Många anställda med familj och små barn uppskattar dessutom att hinna hämta på förskolan i tid. Att kunna erbjuda en tjänst där det inte ingår alltför många resor kan därför vara en konkurrensfördel för de företag som vill locka till sig medarbetare med rätt kompetens.

Varför är minskat resande bra för miljön?

Skälet till att ett minskat resande är positivt för miljön är att en tjänsteresa släpper ut stora mängder koldioxid i atmosfären vilket ökar planetens medeltemperatur. Beräkningar visar att utsläppen måste vara nere på noll år 2050 enligt FN:s klimatrapport för att den stigande temperaturen inte ska göra världen näst intill obeboelig för människor. Det finns många sätt, förutom ett minskat resande, som företag kan bidra till för att minska utsläppen av fossila bränslen. Biobränsle är en del av lösningen liksom att köpa in produkter med så låg miljöbelastning som möjligt och som inte har krävt långa transporter.

Att även gå igenom resandet till och från arbetsplatsen för medarbetarna är ytterligare ett sätt att bidra till minskade utsläpp. Genom att ordna med cykelgarage och möjligheter till omklädningsrum med dusch och låsbara skåp uppmuntras miljövänligt resande. Det finns också möjlighet att erbjuda de anställda tjänstecyklar för att motivera dem till en klimatsmart livsstil. Det har också stor betydelse vilken företagskultur som råder inom en arbetsplats och om de högsta cheferna väljer telefonkonferenser och cyklar eller går till jobbet ökar sannolikheten för att även övriga medarbetare väljer att göra det.

Du kanske vill göra ett mer tydligt ställningstagande och ha en solid värdegrund i klimatfrågor för ditt företag? Eller så vill du bara spara tid och slippa långa flygningar? Idag har teknologin möjliggjort att vi kan göra stora förändringar i miljö och hållbarhet genom att minska vårt resande och istället ta telefonkonferenser som både är smidigt, ekonomiskt och sparar tid. Ibland är vi tvungna att ta den där konferensen på plats men många gånger gör vi det utan att reflektera över om det verkligen är nödvändigt och hur vi kan effektivisera vår tid. Telefonkonferenser gör det möjligt att snabbt och säkert hålla mötet som hade varit krävande såväl tidsmässigt som kostnadsmässigt på plats. Att det inte heller ger samma påverkan på miljön innebär att du och dina arbetstagare drar sitt strå till stacken för miljön och är skäl nog att fundera två gånger om den där mötet verkligen inte kan skötas genom en telefonkonferens.

Idag har vi många verktyg som gör det enklare att ha kontakt på avstånd och göra smidigare presentationer. Exempelvis kan du använda dig av tjänsten ett nyhetsbrev som lär dig hur du skickar snygga och professionella nyhetsbrev inom ditt företag och världen över. Det är en lättanvänd tjänst som du och dina arbetstagare kan prova gratis. Du sparar tid och det finns support tillgänglig som du når dygnet runt via e-post och chatt. Detta är ett bra komplement till telefonkonferenser och frigör tid som du kan använda för att ditt företag ska kunna etablera sig och växa.

Visst finns det nackdelar med telefonkonferenser, som att teknologin ska fungera felfritt och det är värt att investera i bra produkter som finns tillgängliga för att genomföra telefonkonferenser med för att alltid kunna känna dig säker att du kan ta ditt viktiga möte. Det finns ett brett utbud av säkra tjänster för anpassad företagstelefoni där de kan skräddarsy och möta just ditt företags behov.

Allt fler väljer att hålla konferenser via telefon, ett exempel kan vara vid

delårsrapport och du har också möjligheten att annonsera och bjuda in människor för att ta del av viktiga händelser i ditt företag. Du har också möjlighet att snabbt stämma av med dina kollegor om du har frågor om hur ett viktigt uppdrag fortskrider eller ta ett snabbt beslut med någon i en annan tidszon. Du kan även sammanlänka och interagera med flera olika företag samtidigt. Det obligatoriska fredagsmötet kan med enkelhet skötas från ditt kontor och att framföra exempelvis en presentation blir enkelt med alla de säkra produkter som finns på marknaden idag. Allt detta för ditt företags bästa.

Det kommer inte dröja länge förrän du ser de fördelar och möjligheter teknologin öppnar upp. Ta chansen att ta ditt företag in i framtiden och ge ditt företag de bästa förutsättningarna för att växa.

Om 50 år kommer man titta tillbaka och säga att det var teknologins tid. Mycket har skett bara under de senaste 10 åren, och det har medfört en hel drös med positiva konsekvenser för företagare. En av dem är att man idag inte behöver ta bilen, båten eller flyget någonstans, då man kan ha en telefonkonferens istället.

Sträck ut handen till samarbeten på distans

Nu kan ni som företag sluta oroa er för att bli irrelevanta. Om ni känner att ert varumärke skulle fungera bättre i Japan än i Sverige, så kan ni bara slänga i väg ett mejl och påbörja ett samarbete via datorn och telefonen. Sedan när ni ska gå i genom viktiga detaljer för ett kommande kontrakt, så kan ni ha en telefonkonferens. Mycket smart. Ni kan även välja om ni bara vill ha ljud eller om ni hellre vill se ansiktet på er investerare eller samarbetspartner.

Huvudsaken med distansarbeten är att sprida ert varumärke och etablera ert företag. Det är oerhört fördelaktigt att globalisera ert företag, eftersom ni då minskar risken för att bli inaktuella.

Att globalisera ligger i tiden. Det har aldrig varit så enkelt som det är nu. Och dessutom så har Sverige en lång historia av lyckade import- och exportsamarbeten. Med telefonkonferens så ökar sannolikheten att ditt företag blir framgångsrikt och välkänt. I slutändan så kanske du måste hitta ett bemanningsföretag i Stockholm för att hantera det ökade antalet arbetsuppgifter. Men det är inte fy skam.

Förbättra din telefonkonferens

Sedan är det ju så att en telefonkonferens kan vara förgäves, om ni inte agerar på rätt sätt. En telefonkonferens skiljer sig från ett fysiskt möte. Se till att vara förberedd innan samtalet påbörjas.

Du bör bland annat ha skrivit ner några stödord som hjälper dig i samtalet. Beroende på mötets syfte och ändamål, så är det viktigt att du får sagt det som är nödvändigt. Se även till att stänga ut överflödiga ljud. Du bör alltså boka ett konferensrum även för en telefonkonferens. Sedan bör du också förmedla för eventuella personer på kontoret att du ska ha en telefonkonferens – och att du inte kan bli störd.

En telefonkonferens är också i behov av samma professionella nivå som vilket möte som helst. Var noga med att kunna namnen på personen eller personerna du talar med. Och var uppmärksam på vem det är som talar, och om någon eventuellt skulle lämna konversationen.

Idag lever vi i ett samhälle där vi ofta behöver byta information med varandra. Många företag har kontor på flera orter vilket gör att mycket tid ofta läggs på arbetsresor för möten. Då kan en telefonkonferens vara ett bra alternativ, men är det bara positivt? Först och främst måste tekniken fungera på alla ställen, om det krånglar kan det ta mycket tid från ett viktigt möte. Om man aldrig har använt sig av tekniken tidigare så kan det vara bra att testa redan innan man ska göra det på riktigt.

En telefonkonferens innebär att man inte ser de övriga deltagarna, men det kan ändå vara skönt att ha en Golvlampa för lite ljus till eventuella anteckningar. När man inte ser personerna som man pratar med så är det inte lika lätt att veta hur stämningen är. Kan man se ansiktet på personen så ger det ett mer personligt intryck och det säger så mycket mer än bara en röst. Telefonkonferenser kan spara mycket tid, men om man är flera personer som ska ha ett möte kan det till exempel vara svårt att veta vems tur det är att prata.

Om du ska hålla i en telefonkonferens är det bra att redan i förväg skicka ut ett protokoll med de punkter som ska gås igenom. Är det du som håller i själva konferensen är det viktigt att se till att alla parter får säga sin åsikt. Var noga med att fånga upp och ställ frågor riktade direkt till en person.

Att ordna en telefonkonferens

För att hålla en telefonkonferens krävs egentligen bara en telefon, de flesta operatörer erbjuder denna tjänst. Idag blir det dock vanligare att man väljer att ha en videokonferens just för att man då både kan se och höra sin motpart. Är man många som ska ha ett möte kan telefonkonferens vara ett bättre alternativ. Skicka då i god tid ut instruktioner om hur deltagarna ansluter och se till att vara tillgänglig i i god tid om någon skulle behöva hjälp.

Att hålla möten genom telefonkonferens kan vara både positivt och negativt, men som med allt annat så ger övning färdighet. Om telefonkonferensen inte alls blir lyckad så kan man passa på att lära sig av det negativa och på så vis skapa ett bättre klimat vid nästa tillfälle. Kom ihåg att alla gör misstag!

Är man intresserad så kan man lära sig mycket – det finns många tips och råd för hur du kan göra din telefonkonferens bättre så läs på och förbättra upplägget när det behövs. En telefonkonferens är ibland det bästa alternativet för att slippa tidskrävande resor i arbetet. Det är bra att lägga lite tid på att se till att alla får instruktioner kring hur man ansluter och kolla att tekniken fungerar som den ska. Viktigt är även att se till att alla får möjlighet att säga sitt under mötet. En nackdel kan vara att man inte ser varandra och att det därför blir lite mindre personligt än ett vanligt möte.

Det finns flera fördelar med att spela in en telefonkonferens. Mötet kan avse viktiga beslut som i sin tur kan påverka ett företags framtid eller vara av sådan karaktär att en kopia av det som sagts måste finnas tillgänglig. Det kan också vara ett smart sätt att förmedla telefonkonferens huvudpunkter till kollegor och andra parter som inte hade möjlighet att närvara under det digitala mötet. Om telekonferensen har ett utbildningssyfte kan inspelningen spara både tid och pengar genom att återvändas vid ett senare tillfälle. Många arbetsgivare gör numera en första intervju via telefon och har man många potentiella kandidater är det ett smart sätt att granska och återblicka på urvalet.

Vilken typ av utrustning behöver man för att kunna spela in konferensen? I Sverige kan man enkelt vända sig till de stora telekombolagen som erbjuder förmånliga telefonpaket för företagets alla behov. Dessa inkluderar allt från vanlig telefoni till smarta telefonkonferenslösningar. Man behöver utrustning som klarar av att spela in ljud med hög kvalitet och som gärna kan anslutas till en mikrofon, samt lagringsmöjligheter. Det finns utrustning som är helt mobil men också teknik som enkelt integreras i företagets mötesrum för enkel åtkomst. Tjänster som finansly.se har bra information om ekonomi för företag som söker ytterligare information kring ekonomi och banksekretess. Sidan vänder sig egentligen mot privatpersoner, men där finns nyttig information som alla kan ta del av.

Om man sitter på ett stort företag där möteslokalerna inte kan inhysa det totala antalet deltagare är inspelade interna konferenser en perfekt lösning. Då kan också deltagarna välja när de ska ta del av den information som delgivits under konferensen. Många konferenstjänster erbjuder dessutom gratis inspelning när möten sker internt. När telefonmötet är avslutat lagras ljudet på en datafil som därefter kan skickas ut till involverade parter. En annan fördel är att det finns möjlighet att föra anteckningar om mötets huvudpunkter även efteråt. Perfekt om man vill efterregistrera information eller låta någon utomstående notera vad som sades under telefonkonferensen.

En viktig aspekt när man väljer att spela in telefonkonferensen är att informera deltagarna att det som sägs kommer att spelas in. Stora företag som Facebook kommunicerar via telefonkonferenser för att nå ut till storpublik. Att tillkalla till mobila möten blir allt vanligare i dagens digitala värld och det är en lösning som spar både tid och pengar. Ett multinationellt företag kan schemalägga ett globalt möte via telefon, utan att behöva spendera tusentals kronor på flyg. Smart är bara förnamnet.

Dagens företag har en helt annan möjlighet att koppla upp sig mot omvärlden, jämfört med för tjugo år sedan. Teknologin är under ständig utveckling och vi är således uppkopplade dygnet runt. Något som i sin tur har gjort det enklare att kommunicera med kollegor och kunder över hela världen. Allt fler företag använder sig av telefon- eller videokonferenser för att enkelt nå ut till inblandade parter. Det är en bra metod som är både tid- och kostnadseffektiv och i långa loppet även miljövänlig, då man slipper onödiga utlägg som resor till och från möten. Visst finns det möten som bör ske analogt, särskilt om det är känslig information som ska delges, men de allra flesta möten kan genomföras digitalt. Det förutsätter dock att medarbetare, kunder och andra intressenter har rätt utrustning och kan ansluta sig till telefonkonferensen på ett smidigt sätt. Genom att välja rätt utrustning och en helhetslösning för internet- och telefonkommunikation kan företag spara många kronor.

Det digitala mötet

Det finns fler fördelar än nackdelar med möten som sker via digitala medier. Dem som har en negativ syn på det ökade antalet telefonkonferenser menar på att man går miste om den personliga kontakten och att det är svårt att nå fram med sitt budskap när man inte sitter öga mot öga med mötesdeltagarna. De säger också att det finns en viss risk att mötesagendan och dess punkter misstolkas när man inte kan läsa av deltagarnas kroppsspråk. En annan åsikt är att dem som arbetar hemifrån eller på annan ort tar sig mer frihet när de inte behöver vara på plats fysiskt på arbetsplatsen. för stor framgång krävs dock hårt arbete och de allra flesta använder dagens teknik till att effektivisera arbetsdagen och inte för att slippa undan arbete. Det uppdagas relativt fort om någon på en arbetsplats tar sig för mycket frihet i samband med att man endast är närvarande via dagens tekniska lösningar. Företag har idag tillgång till innovativ teknologi och telefonkonferenser är numera ett givet inslag under arbetsdagen hos både små och stora företag.

Investera i rätt utrustning

Om man som företagare vill använda sig av digitala möten är det viktigt att vara rätt utrustad. Man vill inte sammankalla till ett viktigt möte för att sedan inse att telefonlänken inte fungerar eller att felaktiga instruktioner skickats ut till kunder och kollegor. Med hjälp av ett bra företagslån kan man investera i smidiga kommunikationslösningar, oavsett om du håller i ett enskilt möte eller en telefonkonferens med många deltagare. En konferenstelefon utrustad med högtalare och högkvalitativt ljud är det bästa verktyget i mötesrummet. Om man vill kunna se deltagarna är en webbkamera en effektiv lösning. Har man anställda som arbetar på distans är en smartphone utrustad med exempelvis Skype Business perfekt för möten på språng. Det finns lösningar för alla typer av möten och det viktigaste är att identifiera hur man bäst når ut till deltagarna. Involvera medarbetare och ifrågasätt vad som är det bästa alternativet. Genom att köpa in funktionell utrustning sparar man pengar på både resor och onödiga telefonsamtal.

För den som någon gång har jobbat på ett kontor känns ordet konferens väl igen. Främsta syftet när man har en konferens är att samla ihop alla medarbetare och diskutera veckan som gått eller för att hålla ett föredrag. Vissa företag har kontor i flera städer eller i flera länder till och med. Då kan det vara svårt att samla alla medarbetare ifall man behöver nå ut till alla inom företaget. Behöver man sig på olika platser men ändå behöver ta del av informationen som ges är ett tips att ha en telefonkonferens. Tack vare dagens teknik är det fullt möjligt att vara 100% närvarande i företaget trots att man befinner sig mil bort. Det är ett utmärkt alternativ för de företag som inte kan hålla flera möten hela tiden.

Telefoner för konferens

För att mötet skall bli så effektivt som möjligt behöver man viss utrustning. Detta är när det gäller telefonkonferenser. Förutom att den som håller föredraget eller den som pratar behöver höras behöver även de på andra sidan luren höras tydligt och klart. Man kan bland annat införskaffa specifika produkter som är till för just telefonkonferenser. Vissa telefoner är utrustade just för telefonkonferenser och därmed har funktioner som passar dessa. Exempelvis finns det telefoner där man kan lagra ljud vilket betyder att mötet kan sparas och lyssnas på igen. Hos vissa telefoner kan man ansluta mikrofoner eller ett headset. Befinner man sig i en stor lokal går det även att ansluta en högtalaranläggning. Större företag föredrar att ha möten på detta sätt varpå Apple släpper nyheter via telefonkonferenser till omvärlden. Det gör att en person inte behöver tillkalla till presskonferens och finnas på en specifik plats. På det här sättet kan man spara tid som företagare och samtidigt få ut det budskap man vill.

Vad man bör titta efter

Det man först bör göra är att hitta en lokal som passar för telefonkonferenser. Exempelvis är det bra om man inte hör någon aktivitet som pågår utanför rummets väggar. Känner man att taket behöver rustas upp kan man kontakta innertak.nu för att göra rummet helt ljudisolerande. Det gör också att lyssnaren på andra sidan telefonen har större chans att höra det som sägs. När man tittar på telefoner för konferenser är det viktigt att man inte är snål. Här får man verkligen det man betalar för och därför är det viktigt att införskaffa telefoner som är i HD. Det skall inte spela någon roll om man pratar med folk i Stockholm eller i New York utan kvalitén på ljudet skall vara samma. Att ha telefonkonferenser gör att man som företag får bättre teamkänsla och kan lättare jobba mot samma mål. Vissa kontor kanske endast träffar varandra en gång om året och då är det viktigt att bibehålla den goda kontakten under årets gång.

Modern teknik gör att vi upplever allt färre personliga möten i vår vardag, då utbyten som tidigare skedde ansikte mot ansikte numera kan göras via ett textmeddelande eller ett videosamtal i telefonen. Särskilt den sistnämnda möjligheten är något som i allt högre grad har börjat utnyttjas av företag inom olika branscher för att ge rådgivning och vad som upplevs som ett personligt möte, utan att man faktiskt träffas. Som ett exempel kan nämnas att det numera går att få rådgivning från en doktor utan att gå till vårdcentralen – man kan boka in en tid, få prata med läkare och få recept utskrivet eller en åtgärd ordinerad helt enkelt genom att gå in på en viss webbsida.

Kanske kommer man i framtiden även att kunna rådfråga sin mekaniker om vad som är fel på bilen, eller en rörmokare om vad som orsakat stopp i avloppet, genom att helt enkelt koppla en inspektionskamera till sin dator eller mobil och skicka bilden från kameran under ett videosamtal med dem. Genom instruktioner kan man flytta kameran så att de ser det de vill, och kan diagnosticera problemet därefter. Det är inte en tjänst som finns ännu, men alla delar till den finns redan i samhället – inspektionskameror kan man till exempel köpa på Prylstaden.se, och rådgivning via videosamtal sker som sagt redan i andra branscher. Framtiden får utvisa vad som kommer att ske.

Ett distansmöte idag innebär oftast att man håller ett videosamtal med någon via datorn. För att mötet ska gå så smidigt som möjligt är det viktigt att man förbereder sig på rätt sätt.

Det allra viktigaste är så klart att man har en stabil internetuppkoppling. Har man inte det hemma kan man till exempel uppsöka ett bibliotek (som kan ha särskilda mötesrum där man kan prata fritt) eller sätta sig på ett café (om man lyckas undvika den värsta lunchrushen).

En annan sak som är viktig är att se till att miljön runt omkring datorn innehåller så få distraktioner som möjligt. Om man kommer att hålla mötet i ens hem kan man till exempel rensa skrivbordet från onödiga papper eller föremål. Man bör också se till att ens bakgrund är så distraktionsfri som möjligt, till exempel genom att man har en enhetlig färg på väggen. Håller man många möten via videosamtal i ens hemmakontor, och har en mönstrad eller färgstark tapet, kan det därför vara värt att anlita en målare för att måla om väggen till en mer neutral nyans. Du hittar en målare i Stockholm som kan hjälpa till på Vimalar.se.

Det är dock inte bara runtomkring datorn som man ska se till att ta bort distraktioner – man bör också stänga ned alla program på datorn som man inte kommer att använda sig av under mötet. Något man däremot kan tillåta sig, vilket är en av de stora fördelarna med att hålla mötet via ett videosamtal, är stödanteckningar i form av post-its, som man kan sätta på exempelvis datorskärmen. På det sättet har man lätt tillgång till dem, utan att motparten i mötet störs av dem eller ens vet att de är där.

Modern teknik har möjliggjort en mängd olika nya sätt för människor att kommunicera på distans. Först kom telefonen, därefter mobiltelefonen, och så småningom sms, chatt och videosamtal. Människan har varit snabb att inkorporera dessa nya kommunikationssätt i sin vardag, inte bara i privatlivet, utan också i sitt arbete. Idag finns det således flera olika alternativ att välja mellan när man ska hålla ett möte eller en konferens på distans, som skiljer sig åt på olika sätt och som passar olika bra för olika situationer.

Den första formen av distansmöte var telekonferensen, som sker via telefon. En telekonferens kan antingen gå till så att de olika deltagarna sitter på var sitt håll, eller att flera deltagare sitter tillsammans och deltar i ett samtal med en annan person eller grupp via en högtalartelefon. Idag används ordet telekonferens även om möten som sker via datanätet, varför gränserna mellan de olika typerna av distansmöten har suddats ut, men det finns fortfarande vissa skillnader.

Man kan till exempel särskilja på en telekonferens och en videokonferens, eftersom en videokonferens alltid sker med bild. Förutom att det innebär ett mer personligt sätt att mötas på distans, är videomöten också oumbärliga för döva personer, eftersom de med ett videosamtal kan samtala på teckenspråk på distans.

Slutligen finns det något som brukar kallas webbmöten eller webbkonferens. En webbkonferens kan se ut på flera olika sätt, och kan till exempel utföras både som röstsamtal och videosamtal, men det som särskiljer den från en telefonkonferens eller videokonferens är möjligheten att också dela dataskärm med varandra, vilket gör att alla deltagare i konferensen kan se samma program eller dokument, exempelvis, oavsett var de befinner sig.

Webbmöten är således något man kan ha användning för oavsett vilken bransch man befinner sig i, men kanske särskilt om man har många medarbetare som jobbar hemifrån, eller har många filialer över hela världen. Något annat som är viktigt oavsett vilken bransch man befinner sig i är att man har en hemsida som ens kunder kan lita på. Ett bra hjälpmedel då är ett SSL-certifikat, som man kan få hjälp att ordna på bland annat Wasabiweb.se.